Terminvereinbarung
Zur Terminvereinbarung gibt es in der App verschiedene Einstiegspunkte:
über die Startseite durch Auswahl eines Services
über die Services & Leistungen bei Auswahl einer Leistung
über Labortests zur Befundbesprechung
über die Terminverwaltung im Profil
In unserem Beispiel beginnen wir mit dem Einstieg über einen neuen Termin aus der Terminverwaltung im Profil, da von hier aus alle anderen Einstiegspunkte in den verschiedenen Schritten mit abgedeckt werden. Wenn man also im Profil - Kundendaten den Punkt “Meine Termine” aufruft, hat man im oberen Bereich den Button “Neuen Termin vereinbaren”.
Über diesen Button ist noch keine Vorauswahl für einen bestimmten Service oder eine bestimmte Leistung getroffen, und so bekommt der Kunde für eine neue Terminvereinbarung im ersten Schritt alle verfügbaren Services der Apotheke angeboten.
Die hier angebotenen Services basieren immer auf den von der Apotheke aktivierten Services im Online-Verwaltungssystem.
Die einzige Ausnahme, die von hier aus nicht zur Terminvereinbarung führen kann, sind Laboranalysen. Wenn im Konto des Kunden kein Befund zur Besprechung vorliegt, wird ihm automatisch angeboten, einen Test zu bestellen oder zu aktivieren, statt einen Termin zu vereinbaren.
Die meisten Services beinhalten in der Regel mehrere Leistungen. Entscheidet sich der Kunde beispielsweise für eine neue Terminanfrage für eine individuelle Vitalwertmessung, wird ihm im nächsten Schritt eine Übersicht der verfügbaren Leistungen zu diesem Service angezeigt. Dies wäre auch der Einstiegspunkt von der Startseite durch Auswahl eines Services.
Auch die hier angebotenen Leistungen basieren ausschließlich auf den von der Apotheke aktivierten Leistungen im Online-Verwaltungssystem.
Von hier aus wählt der Kunde die Leistung, für die er einen Termin in der Apotheke vereinbaren möchte. Über den Button “Zur Terminanfrage” wird der Kunde zum ersten von drei Schritten für eine Terminvereinbarung geführt.
In diesem ersten Schritt werden dem Kunden oben die Tage angezeigt, an denen noch Termine verfügbar sind. Die Ansicht der Tage kann man weiter verschieben oder die “Kalender”-Ansicht wählen, wenn der Termin weiter in der Zukunft gebucht werden soll. Darunter steht immer, wie lange der Termin ca. dauert, damit sich der Kunde darauf einstellen kann. Darunter wiederum werden die verfügbaren Uhrzeiten des jeweiligen Tages angezeigt.
Standardgemäß ist immer erst einmal der nächstmögliche Termin ausgewählt, der dann vom Kunden angepasst werden kann.
Dieser Schritt entspricht auch dem Einstiegspunkt von der Seite der Services & Leistungen bei Auswahl einer Leistung.
Die angebotenen Zeiten basieren auf den Einstellungen der Apotheke im Online-Verwaltungssystem im Bereich Servicezeiten in Kombination mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die diese Leistung durchführen können.
Der ausgewählte Termin wird dem Kunden noch einmal in einem grünen Feld im unteren Bereich angezeigt, den er dann mit dem darunter liegenden Button “Weiter” bestätigen kann.
Im zweiten Schritt wird beim Kunden abgefragt, für wen der Termin gebucht werden soll. Die Buchung kann für den Kunden selbst sein, oder er möchte für einen Angehörigen einen Termin buchen. In dem Fall kann er zu seinem Account einen “Angehörigen hinzufügen”.
Dabei werden werden neben den wichtigsten Eckdaten, wie Name, Versicherungsart und Geburtsdatum auch optional die Beziehung zum Kunden abgefragt. Hier stehen folgende Beziehungsverhältnisse zur Auswahl:
Kind
Partner/in
Geschwister
Elternteil
Sollte der Kunde einen Termin für sich selbst buchen und noch nicht angegeben haben, wie er versichert ist, wird dies an der Stelle auch noch abgefragt. Diese Informationen sind für die Apotheke für eine korrekte Abrechnung der Leistung wichtig.
Bei gesetzlich versicherten Kunden können ein Großteil der Leistungen mit der gesetzlichen Krankenkasse abgerechnet werden.
Bei privat versicherten Kunden muss die Apotheke eine entsprechende Rechnung erstellen, die vom Kunden erst nach der Durchführung der Leistung vor Ort gezahlt wird und anschließend von ihm bei seiner Krankenkasse eingereicht werden kann.
Über den Button ”Weiter” bestätigt der Kunde seine Angaben und kommt zum nächsten Schritt.
Im dritten und letzten Schritt der Terminvereinbarung wird dem Kunden noch einmal eine Zusammenfassung zum Termin angezeigt.
Diese beginnt im oberen Bereich mit der Art des Termins sowie Tag, Datum und Uhrzeit, die im ersten Schritt gewählt wurden.
Darunter kann der Kunde noch einen Kommentar eintragen. Dieses Feld dient für zusätzliche Hinweise oder Anmerkungen des Kunden oder kann auch eine Frage zur Leistung an die Apotheke sein.
Die Terminübersicht darunter zeigt dem Kunden noch einmal, bei welcher Apotheke der Termin gebucht wird und welche Angaben zur Versicherung gemacht wurden.
Abschließend werden dem Kunden noch die rechtlich notwendigen Informationen zu dieser Terminbuchung angezeigt. Er bestätigt mit der Buchung, dass die gemachten Angaben richtig und vollständig sind und er mit der Übermittlung der Daten an die ausgewählte Apotheke einverstanden ist.
Je nach Konfiguration durch die Apotheke wird in manchen Fällen der Kunde in einem weiteren Schritt aufgefordert, einen kurzen Anamnesebogen auszufüllen, bevor er zur Zusammenfassung kommt. In solchen Fällen sind diese rechtlichen Angaben umso wichtiger.
Mit dem Button “Termin anfragen” schließt der Kunde die Terminbuchung verbindlich ab und die Anfrage wird an die Apotheke übermittelt.
Abschließend wird dem Kunden die Bestätigung der Terminanfrage angezeigt. Diese beginnt oben unter dem Logo der Apotheke mit der Termin-ID. Mit dieser kann die Apotheke den Termin eindeutig identifizieren und kann bei Rückfragen oder zum Antritt des Termins von der Apotheke abgefragt werden. Tippt man auf die Termin-ID, führt diese zur Terminübersicht im Profil des Kunden.
Darunter wird dem Kunden angeboten, den Termin automatisch in den Kalender seines Mobilgeräts zu übernehmen.
Als Nächstes folgt noch einmal die Zusammenfassung mit Angabe der Art des Termins sowie Tag, Datum und Uhrzeit.
Die Terminübersicht zeigt dem Kunden noch einmal, bei welcher Apotheke (mit Adresse) der Termin angefragt wurde und welche Angaben zur Art der Versicherung gemacht wurden, mit dem Hinweis, ob und welche Kosten beim Termin anfallen.
Am Ende der Bestätigung wird dem Kunden noch angeboten, Benachrichtigungen zu aktivieren, wodurch er automatisch kurze Push-Benachrichtigungen auf sein Mobilgerät erhält, die ihn über Updates informieren und an den Termin erinnern.
Parallel zu dieser abschließenden Bestätigung auf dem Mobilgerät werden dem Kunden auch alle Informationen zur Terminanfrage noch einmal per E-Mail zugestellt.