Bestellzentrale
Bearbeitung von Bestellungen
Die Bestellzentrale ist ein zentraler Bestandteil des Online-Verwaltungssystems. Sie ermöglicht es Apotheken, eingehende Bestellungen aus iA-Web und iA-App komfortabel zu bearbeiten und Ihre Kundinnen und Kunden zuverlässig zu informieren.
Darüber hinaus werden auch Bestellungen aus individuellen Kanälen wie der eigenen Website oder einer eigenen App in der Bestellzentrale gebündelt und verwaltet.
Die Bearbeitungsoberflächen unterscheiden sich dabei nicht – unabhängig davon, ob die Bestellzentrale über das IA-Portal, das Gedisa-Portal oder das DAV-Portal genutzt wird. Die Funktionen und Abläufe sind in allen Online-Verwaltungsbereichen identisch gestaltet.
Bearbeitung einer Bestellung in der Bestellzentrale
Bestellungen werden farblich gekennzeichnet, sodass auf einen Blick erkennbar ist, ob es sich um eine Rezept-, eine OTC- oder eine Hilfsmittel-Bestellung handelt.
Rot steht für eine Rezeptbestellung, Grün für eine OTC-Bestellung und Blau für ein Hilfsmittel Rezept.
In der Übersicht werden auch Telemedizin-Rezepte angezeigt. Diese Rezepte enthalten hier keine Unterschrift oder Signatur und müssen im Bereich „Telemedizin/PKV“ bearbeitet werden. So sind sie vor mehrfacher Nutzung und Missbrauch geschützt.
Durch Anklicken der Vorbestellnummer gelangen Sie direkt in die jeweiligen Bestelldetails.
Um ein unbeabsichtigtes Klicken zu vermeiden, müssen Sie zuerst die Bearbeitung frei schalten. Klicken Sie dafür auf den Button “Auftragsbearbeitung aktivieren” unten rechts auf der Seite der Bestelldetails.
Wenn Sie auf „Rezeptfoto anzeigen“ klicken, wird – je nach gewähltem Einlöse-Weg der Kundin oder des Kunden – entweder der Data-Matrix-Code des E-Rezept oder ein Bild eines Papier-Rezept angezeigt.
In diesem Beispiel handelt es sich um den E-Rezept-Token, der im Warenwirtschaftssystem weiterbearbeitet werden muss.
Hinweis: Bei Apotheken mit bestehender Schnittstelle zu IhreApotheken.de werden die Bestellungen automatisch zur weiteren Verarbeitung direkt in das Warenwirtschaftssystem übertragen! Dies wird Ihnen mit einem gelben Hinweis im oberen Bereich der Bestelldetails angezeigt.
Ohne bestehende Schnittstellenanbindung kann das E-Rezept in die Zwischenablage des Computers kopiert werden. Anschließend lässt es sich in die entsprechende Bearbeitungsoberfläche des genutzten Warenwirtschaftssystems einfügen und kann dort weiterverarbeitet werden.
Nachdem der E-Rezept-Token in der Warenwirtschaft verarbeitet wurde und feststeht, welche Zuzahlung der Kunde leisten muss, kann der entsprechende Betrag im Feld „Zuzahlung“ hinterlegt werden.
Sobald der Betrag eingetragen wurde, ändert sich der Status in der Bestellung automatisch:
Der Hinweis „Zuzahlung unbekannt“ wird durch den von Ihnen eingetragenen, zu zahlenden Betrag ersetzt.
Zahlungsupdate an den Kunden senden
Nachdem die Zuzahlung in der Bestellung hinterlegt wurde, kann die Funktion „Zahlungsupdate senden“ genutzt werden.
Mit nur einem Klick auf “Update senden” wird der Kunde automatisch über die Höhe seiner Zuzahlung per E-Mail informiert.
Der Kunde bekommt die Zuzahlungsinformation per E-Mail zugeschickt. Wenn über ein Kundekonto bestellt wird, wird diese Information zusätzlich in sein Postfach in die iA-App eingespielt und in der Bestellübersicht unter dem Punkt “Profil” angezeigt.
Information zur Abholung/Lieferung
(Bei einer Botendienstbestellung)
Jetzt muss der Kunde nur noch über die Uhrzeit der Abholung/Lieferung informiert werden. Diese Kundeninformation kann über die Funktion “Abholbereit um” gesendet werden.
Option „Jetzt“
Wählen Sie diesen Punkt aus und speichern die Auswahl, erhält der Kunde automatisch eine Mitteilung, dass er die Ware ab sofort während der Öffnungszeiten abholen kann.
Option „Heute“
Wird dieser Punkt ausgewählt, kann zusätzlich eine konkrete Uhrzeit hinterlegt werden.
Nach dem Speichern erhält der Kunde automatisch eine Mitteilung, dass die Ware heute zu der von Ihnen festgelegten Uhrzeit abgeholt werden kann.
Option „Wochentag“
Bei dieser Option kann ein beliebiger Wochentag inklusive Uhrzeit hinterlegt werden.
Der Kunde erhält automatisch die Information, dass die Abholung oder Lieferung zu dem ausgewählten Termin in der Zukunft erfolgt.
Stornierungsfunktion
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, eine Bestellung zu stornieren.
Bei Bestellungen, die vom Kunden vorab per PayPal bezahlt wurden, wird durch die Stornierung automatisch eine Rückerstattung ausgelöst.
Der Kunde bekommt die Storno-Information per E-Mail zugeschickt. Wenn über ein Kundekonto bestellt wird, wird diese Information zusätzlich in sein Postfach in die iA-App eingespielt. Zusätzlich wird in der Bestellhistorie über ein Kundenkonto die Bestellung als storniert angezeigt.
Sobald die Bestellung vollständig bearbeitet wurde – sei es durch Abholung, Lieferung oder Stornierung – gilt sie als abgeschlossen.
Sie wird dann über den Status „Abgeschlossen“ beendet.
Nach diesem Schritt ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich.
Sollte es sich bei dem Rezept um ein Hilfsmittel-Rezept handeln, ist die Bearbeitung im Kapitel Hilfsmittel Rezept bearbeiten im Detail erklärt.
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