Cockpit -Terminübersicht
Im Bereich der Terminübersicht können Sie alle Termine von Kunden in Ihrer Apotheke verwalten und bearbeiten. Sie entscheiden, ob Sie Termine annehmen, stornieren oder von der Terminübersicht direkt in eine Serviceleistung, wie z. B. Impfen, starten.
Termin anlegen, Terminsuche und Filter
Sie haben die Möglichkeit, hier direkt neue Termine anzulegen. Dies dient insbesondere dazu, Termine mit Kunden durchzuführen, die direkt in der Apotheke nach einem Termin fragen (und es erlaubt auch die Anlage von Gastterminen für Kunden, die keinen iA-Account haben). Klicken Sie dafür auf den Button “+ Neuen Termin anlegen” in der oberen rechten Ecke, und Sie werden automatisch durch die Anlage eines neuen Termins geführt.
Darunter auf der rechten Seite können Sie direkt nach Terminen suchen (via Termin-ID, die dem Kunden per E-Mail mitgeteilt wurde).
Über die beiden Buttons “Termine” und “Laborbefunde” unter der Überschrift der Seite können Sie bequem zwischen der Übersicht der anstehenden Termine und den für Besprechungen verfügbaren Laborbefunden hin- und herwechseln. Die kleine Zahl auf dem jeweiligen Button zeigt Ihnen auf den ersten Blick die jeweilige Anzahl der Termine und Befunde an.
Auch wenn die Liste der Termine immer absteigend nach Datum sortiert ist, können Sie die Ansicht der angezeigten Termine über verschiedene Filter reduzieren, um die Übersichtlichkeit zu erleichtern:
“Alle”: Zeigt Ihnen alle Termine unabhängig vom Status an.
“Handlungsbedarf”: Zeigt Ihnen alle Termine, bei denen Sie tätig werden müssen. In der Regel sind dies Terminanfragen, die Sie noch nicht bestätigt haben.
“Heute”: Zeigt Ihnen mit einem Klick alle für den aktuellen Tag anstehenden Termine.
“Zeitraum”: Bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Termine für einen individuellen Zeitraum anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise alle Termine der aktuellen Woche sehen möchten, wählen Sie den Montag als Starttag und den Samstag als Enddatum.
“Service-Typ”: Ermöglicht Ihnen, nach bestimmten Serviceleistungen zu filtern. Dabei bietet das intelligente Dropdown immer nur die in der Terminliste enthaltenen Services zur Auswahl an.
“Kunden”: Mit diesem Filter können Sie die Ansicht nach einem oder mehreren Kunden filtern. Auch hier bietet das intelligente Dropdown immer nur die in der Terminliste enthaltenen Kunden zur Auswahl an.
“Mitarbeiter”: Sie können nach den Mitarbeitern filtern, die für Termine hinterlegt sind.
“Raum”: Lassen Sie sich nur Termine für einen bestimmten Raum anzeigen, vorausgesetzt, Sie haben mehrere Räume verfügbar.
Die Filter lassen sich auch beliebig kombinieren. Ein aktiver Filter ist immer blau hinterlegt. Sobald mindestens ein Filter ausgewählt ist, erscheint ganz am Ende der Zeile der Button ”Löschen”, womit Sie mit einem Klick alle Filter wieder zurücksetzen können.
Unbestätigte Termine
Wählen Sie den Filter “Handlungsbedarf” aus und sehen Sie alle eingegangenen Terminanfragen. Termine in diesem Bereich haben den Status ‘Unbestätigt’.
Sie können an dieser Stelle:
Termine sofort bestätigen, indem Sie auf den Button “Bestätigen” klicken.
Termindetails einsehen, indem Sie auf den Button “Details” klicken, um:
Den Termin bestätigen
Mitarbeiter ändern, wenn der Termin durch einen anderen Mitarbeiter durchgeführt werden soll. Der durchführende Mitarbeiter kann dann auch nachträglich geändert werden.
Den Raum ändern, wenn Sie für diese Leistung mehrere Räume hinterlegt haben.
Eine interne Notiz zum Termin hinterlegen, die für den Kunden nicht sichtbar ist.
Terminanfragen ablehnen
Den Button “Terminanfrage ablehnen” finden Sie am unteren linken Rand der Detail-Ansicht.
Der Kunde erhält daraufhin automatisch eine Absage via E-Mail.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn Sie bei den “Termineinstellungen” die Option zur “Automatischen Terminbestätigung” nicht aktiviert haben. (siehe Einstellungen → Services)
Termine heute
Wählen Sie einfach den Filterbutton “Heute”. Diese Übersicht zeigt alle Termine, die heute stattfinden sollen. Sie können die Termine direkt von hier aus starten, sobald der Kunde eingetroffen ist.
Kommende Termine
Für eine Übersicht der Termine der nächsten Tage oder dieser Woche nutzen Sie den Filter “Zeitraum” und wählen die entsprechenden Tage aus, beispielsweise die aktuelle oder nächste Woche, indem Sie im aufklappenden Kalender das Start- und Enddatum wählen. Diese Termine können auch frühzeitig gestartet werden (sollten Sie oder der Kunde den Termin früher wahrnehmen wollen und können).
Laborbefunde prüfen
Wenn Kunden Ihre Laborbefunde mit Ihrer Apotheke geteilt haben, sehen Sie in der Übersicht “Laborbefunde”, welche Befunde eingetroffen sind, und Sie können einen Besprechungstermin mit Ihrem Kunden vereinbaren.
Auch auf diese Ansicht können Sie verschiedene Filter anwenden, um die Übersicht zu erleichtern:
“Diagnostik-Typ”: Hier finden Sie alle in der Liste verfügbaren Arten von Tests, sodass Sie beispielsweise eine bestimmte Testgruppe, wie Vitamin-D-Laborbefunde, durchgehend terminieren können.
“Kunde”: Hilft Ihnen, nach einem bestimmten Kunden zu suchen, um beispielsweise zu überprüfen, ob ein Befund bereits vorliegt.
Hinweis: Abgeschlossene Termine sind nur sichtbar, wenn Sie abgeschlossene Termine über den Bereich Termineinstellungen nicht verbergen.
Dies kann relevant werden, wenn Sie noch einmal den Termin öffnen müssen, um zum Beispiel die Impfdokumentation nochmals auszudrucken.
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